PROCEDURA DI SEGNALAZIONE DI ATTIVITÀ ILLECITE O FRAUDOLENTE AI SENSI DEL D.LGS. N. 24/2023
- Finalità
La presente procedura ha il principale obiettivo di prevenire le conseguenze di potenziali comportamenti in violazione di norme di legge e/o dei principi sanciti nel Codice etico e nelle procedure di cui si è dotata la Verdeidea S.r.l., regolando il processo di ricezione, di analisi e di trattamento delle segnalazioni effettuate anche in forma anonima.
- Destinatari
I destinatari della presente procedura sono:
– i vertici aziendali ed i componenti degli organi sociali;
– i dipendenti della Società;
– i partner, i clienti, i fornitori, i consulenti, i collaboratori, i soci e, più in generale, chiunque sia in relazione con la Società;
– qualsiasi soggetto che assiste i soggetti di cui sopra nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.
I destinatari, che siano venuti a conoscenza di fatti potenzialmente oggetto di segnalazione, sono invitati ad effettuare le segnalazioni con tempestività mediante le modalità di seguito descritte, astenendosi dall’intraprendere iniziative autonome di analisi e/o di approfondimento.
- Segnalazione
I Destinatari che rilevino o vengano altrimenti a conoscenza di possibili comportamenti illeciti od irregolarità poste in essere, nello svolgimento dell’attività lavorativa o che abbiano un impatto sulla stessa, da soggetti che hanno rapporti con la Società, sono tenuti ad attivare la presente procedura segnalando i fatti, gli eventi e le circostanze che gli stessi ritengano, in buona fede e sulla base di ragionevoli elementi di fatto, aver determinato tali violazioni e/o condotte non conformi ai principi della Società.
Per “segnalazione” o “whistleblowing” si intende qualsiasi comunicazione riguardante possibili irregolarità e/o comportamenti illeciti, commissivi o omissivi che che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in:
1) illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6);
2) condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6);
3) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nell’allegato al presente decreto ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell’allegato al presente decreto, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
4) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
5) atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea Trattato Int. 25/03/1957, Articolo 26 [Testo post Trattato di Lisbona] – (ex articolo 14 del TCE), comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
6) atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei numeri 3), 4) e 5)
Le segnalazioni – che possono anche avvenire in forma anonima – devono essere effettuate in buona fede e devono essere circostanziate con informazioni chiare e precise in modo da risultare facilmente verificabili.
- Gestione della segnalazione
La segnalazione delle violazioni può essere:
- a) “interna”, vale dire presentata tramite il canale di segnalazione interna. Al fine di favorire la ricezione di segnalazioni interne, la Società ha istituito appositi canali di comunicazione, così articolati:
- Piattaforma digitale raggiungibile al link: segnalazioneinterna.com che offre anche sistema di messaggistica vocale
- Posta elettronica : verdeideasrl@cgn.legalmail.it
- Posta ordinaria: segnalazioni@verdeidea.eu
- Incontro diretto con l’ufficio o il preposto.
Qualora la segnalazione non fosse indirizzata direttamente all’ufficio o all’incaricato, i destinatari dovranno trasmettere senza indugio agli stessi quanto ricevuto, in originale, adottando modalità operative tali da assicurare idonea riservatezza circa il contenuto della segnalazione al fine di tutelare l’efficacia degli accertamenti e l’onorabilità delle persone interessate. Agli organi suddetti devono essere trasmessi anche eventuali documenti riguardanti ai fatti segnalati, per le valutazioni di competenza.
Gli organi preposti, ricevuta la segnalazione, si adoperano per effettuare tutte le opportune verifiche sui fatti oggetto della comunicazione nel rispetto dei principi di obiettività, competenza e diligenza. Nell’analisi della segnalazione, ne mantiene riservato il contenuto durante l’intera fase di gestione della stessa ed effettua ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante o del facilitatore e di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti segnalati.
A seguito della ricezione della segnalazione, l’ufficio/l’incaricato provvede:
– entro sette giorni dal ricevimento della segnalazione, a rilasciare, ove possibile, un avviso di ricevimento;
– ove possibile e necessario, a mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e, a richiedere le integrazioni ritenute necessarie;
– all’istruzione della segnalazione;
– a fornire un riscontro alla segnalazione, entro tre mesi dall’avviso di ricevimento o, in mancanza dell’avviso di ricevimento, entro tre mesi dalla scadenza del termine per l’invio dell’avviso di ricevimento;
- b) “esterna”, ossia presentata all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), laddove non sia presente un canale di segnalazione interno alla società o, se presente, quando lo stesso non risulti attivo o conforme alla legge, ovvero nel caso in cui sia stata presentata segnalazione interna ma la stessa non abbia avuto seguito, quando la persona segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero la stessa segnalazione potrebbe comportare il rischio di ritorsione, o, ancora la persona segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- c) divulgazione pubblica, tramite la stampa o mezzi elettronici o tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un elevato numero di persone, esclusivamente nel caso in cui la persona segnalante abbia previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero la persona segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse o, ancora, la persona segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto;
- d) denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.
- Tutela della riservatezza e responsabilità della persona segnalante
Tutte le segnalazioni ricevute saranno trattate in maniera riservata nei limiti e per quanto consentito dalle specifiche circostanze.
La legge prevede specifiche garanzie a tutela della persona che segnala illeciti e sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure a sua tutela: in particolare, non può derivare alcuna ritorsione o discriminazione, diretta o indiretta, nei confronti di chi abbia effettuato una segnalazione in buona fede.
L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alla segnalazione.
- Tutela del segnalato
La segnalazione, di per sé, non è sufficiente ad avviare alcun procedimento disciplinare verso il segnalato. Qualora, a seguito di concreti riscontri acquisiti a riguardo della segnalazione, si decidesse di procedere con l’attività istruttoria, il soggetto segnalato potrà essere interpellato e gli verrà garantita la facoltà di fornire ogni eventuale e necessario chiarimento.
- Archiviazione della documentazione e tutela della privacy
L’ufficio preposto cura l’archiviazione di tutta la documentazione a supporto della segnalazione al fine di garantire la tracciabilità e la riservatezza delle segnalazioni. La documentazione inerente alla segnalazione verrà conservata per il tempo strettamente necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e del principio di limitazione di cui all’art. 5 del Regolamento UE n. 2016/679 (GDPR).
Qualora all’interno della segnalazione fossero presenti dati personali e sensibili (ivi inclusi quelli relativi all’identità della persona segnalante o del facilitatore), gli stessi verranno trattati nel rispetto delle norme per la protezione dei dati personali e cautele adottate dalla Società nel rispetto della normativa privacy ai sensi del Regolamento UE n. 2016/679 (“GDPR”) e del D.Lgs. n. 196/2003.